viernes, 12 de septiembre de 2008

SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRAL """COI"""




El sistema de contabilidad integral “COI” de la línea de ASPEL fue creado especialmente para facilitarte la captura, proceso y mantenimiento de la información contable de la empresa. También te permite la generación de diversos reportes financieros, indispensables para la toma de decisiones. El objetivo principal de “COI”, es proporcionarte una herramienta que te facilite la practica contable; sin embargo los conocimientos básicos y primordiales de la contabilidad deben ser aplicados por ti.
El sistema se compone de los siguientes módulos:
Catálogo de cuentas.
Pólizas
Balanza de comprobación
Diario general
Auxiliares mensuales y anuales
Reportes financieros
Balanza anual y consolidación
Hoja de cálculo
Utilerías
El sistema se basa en un diseño estructural en el cual los módulos están correlacionados entre sí. Los menús se despliegan en cascada permitiendo ver los submenús que los integran y los módulos que los anteceden.
CONVENCIONES UTILIZADAS.
Es conveniente distinguir entre el cursor y la barra iluminada. En una captura el cursor estará indicado por el carácter “-“ que centellea, e indica el campo o la posición dentro del mismo donde te encuentras ubicado, con la posibilidad de escribir algún dato, a través del teclado.
La barra iluminada cambia el color de la línea en la que te encuentres colocado, resaltando la misma, aparece en los menús de ayuda y en los de funciones, en estos casos en lugar de escribir algo solo se presiona la tecla ENTER para seleccionar una opción o para ejecutar algún proceso.
En la ayuda en línea y en los mensajes que envíe el sistema aparecerán los símbolos < >, para indicar que se está haciendo referencia a una tecla en particular, por ejemplo: , , , etc.
Menús.- Es un listado de los diferentes procesos que pueden ejecutarse en ese momento; cada opción va precedida por un número.
COMO SELECCIONAR LAS OPCIONES DENTRO DEL MENÚ.
Existen varias maneras para seleccionar un opción dentro de los menús desplegados en la pantalla.
Utiliza las teclas de flechas, o la para recorrer todas las opciones del menú, hasta llegar a la opción deseada, y oprime la tecla para accesar.
Teclea el número que aparece al lado izquierdo de la opción y presiona la tecla , esto te ofrece mayor rapidez en la selección de la opción a ejecutar.
Presiona la tecla de acceso rápido de la operación deseada, estas corresponderán a una letra contenida en el nombre de la opción, que la diferenciara de las otras alternativas. Cuando se emplee una tecla de acceso rápido no necesitaras oprimir la tecla , dado que el sistema ingresara automáticamente al submenú o pantalla de captura correspondiente.
Todos los menús tienen una alternativa numerada con un “CERO” equivalente a finalizar, que te permitirá regresar al menú anterior o terminar de operar el sistema, si te encuentras el menú principal.
TECLAS PRINCIPALES.
o .- Sirve para enviar la información tecleada a la computadora, por lo tanto está tecla se deberá oprimir después de escribir cualquier dato, también se utiliza para avanzar campo por campo.
En algunas ocasiones el sistema pedirá que oprimas la tecla para que el sistema realiza sus procesos. En algunos equipos la palabra o está escrita sobre la tecla, pero en otros simplemente aparece indicada con una flecha
o .- Dentro del sistema es utilizada para:
salir de cualquier menú y regresar al menú anterior.
Dentro de cualquier pantalla de captura, permiten regresar al campo inicial y si te encuentras en este, sirven para regresar al menú anterior.
En algunos módulos se les utiliza para dar por terminada la captura de un registro y confirmar los datos.
Terminar cualquier consulta.
o .- En las pantallas de captura envía el cursor al primer campo o espacio desplegado en las ventanas de ayuda y reportes, permitirá regresar de página en página o de pantalla en pantalla, dentro del listado.
.- Permite agregar un espacio en blanco, en el lugar en que este posicionado el cursor; se insertarán tantos espacios en blanco como se oprima la tecla .
o
.- Borra el carácter que está sobre el cursor.
.- Retrocede un espacio y borra el carácter inmediato a la izquierda.
, , Y .- Las teclas de flechas verticales sirven dentro de la captura para mover el cursor al campo anterior o posterior. En las pantallas de ayuda, sirven para avanzar o retroceder de registro en registro en las pantallas de captura, cambios o reportes, las teclas de flechas horizontales, sirven para mover el cursor un carácter hacia la derecha o hacia la izquierda; cuando se presenta el mensaje de confirmación de la información, las teclas de flechas horizontales sirven para elegir la respuesta SI o NO.
o .- En las pantallas de captura o de cambios, envía al cursor al principio del campo, en las ventanas de consulta posiciona el cursor en el primer registro almacenado.
o >END>.- Tiene una función contraria a la anterior, dentro de las pantallas de captura o de cambios envía al cursor un espacio después del ultimo carácter capturado, si se trata de una ventana de consulta, señalara el ultimo registro almacenado en el banco de datos.
.- Cuando se presentan las diferentes opciones de un menú la , te permitirá avanzar de una alternativa a otra; en las pantallas de captura de altas, cambios y emisión de reportes te servirá para borrar el contenido de los campos que aceptan caracteres alfanuméricos. En estos casos la tecla no elimina la información tecleada en el campo.
TECLAS DE FUNCIÓN.
Tecla .- Presenta ayuda interactiva e instantánea en el momento deseado.
Tecla <>.- Proporciona listado dentro de las pantallas de captura, cambios y emisión de reportes.
Tecla .- Equivale a contestar afirmativamente.
Tecla .- Esta tecla equivale a contestar “NO” dentro del mensaje de confirmación de la información.
Tecla .- Se relaciona con parámetros de impresión.
Tecla .- Despliega el espacio disponible en el disco donde te encuentres trabajando, además muestra la hora y fecha que se encuentre registrada en el sistema operativo de tu computadora.
INSTALACIÓN MANUAL.
¿Qué necesitas para la instalación COI?
Los requerimientos para la instalación COI, son los siguientes:
Computadora personal compatible con IBM.
Modelo XT, AT, PS2.
512 KB en RAM como mínimo.
Contar con disco duro de 1.2 MB de espacio libre.
Drive de 5 ¼ o 3 ½
Cualquier tipo de monitor.
Sistema operativo Ver. 3.0 en adelante.
El sistema puede ejecutar el proceso de impresión en la mayoría de las impresoras de matriz de punto y láser. COI permite también definir tu impresora, si no esta definida dentro del sistema y la posibilidad de registrar su configuración.
Discos de instalación:
Un disco de 3 ½ HD
Un disco de 5 ¼ HD
Manual de usuario.
Antes de instalar el paquete, deberás hacer una copia de seguridad del disco original y trabajar con ella.
Ejemplo:
ECRIBE TU MISMO COMO SE REALIZA LA COPIA.
Para instalar tu sistema llevarás a cabo los siguientes pasos:
Inserta la copia del disco de instalación de COI en la unidad de disco flexible.
Cambia la unidad de lectura y escritura a la unidad de disco flexible; escribiendo lo subrayado.
C:\>y presiona enter.
Ahora se ejecuta la instalación del programa con el archivo INSTALA.EXE, desde la unidad “A”; escribiendo lo subrayado.
A:\> INSTALA Y PRESIONA ENTER.
ENTONCES APARECERA LA SIGUIENTE PANTALLA:
NOMBRE DE LA EMPRESA, S.A DE C.V.
ASPEL - INSTALA 1.3 1/OCT/94
SISTEMA AUTOMATICO DE INSTALACIÓN.
INSTALACIÓN DEL SISTEMA ASPEL - COI 5.03
Instalar en:
Disco de programas C: \COI5_0
Directorio de datos C:\ COI5_0 \DATOS
Instalación de: EJECUCIÓN DE:
Archivos de programas SI Traductor de archivos SI
Archivos auxiliares SI
Formato de impresión SI
La pantalla anterior te solicita que le comuniques en que directorio deseas grabar los archivos del programa, aquí deberes indicar la unidad de disco, directorio y subdirectorio donde deberán grabarse dichos archivos, por ejemplo si quieres instalar COI en el disco duro de tu computadora, dentro del directorio COI_50, deberás escribir lo subrayado:
DIRECTORIO DE PROGRAMAS C::\COI5_0
En la versión 5.3, no es necesario crear desde un principio el directorio COI5_0, ya que el proceso de instalación lo creará en caso de que no exista.
Si el espacio libre en tu disco duro, es superior a 1.2 MB, el sistema podrá instalarse sin ningún problema, pero si este espacio es menor a los 1.2 MB y continuas con el proceso de instalación, el sistema te enviará el siguiente mensaje:
NO HAY ESPACIO SUFICIENTE EN EL DISCO OPRIMA
Y por lo tanto, no se llevará a cabo el proceso de instalación, si acaso llegaras a señalar una unidad de disco que no existe, observaras en la pantalla el siguiente mensaje:
ERROR AL ANALIZAR ESPACIO LIBRE EN DISCO. OPRIMA
Después del sistema requerirá información acerca del directorio de datos, igualmente deberás anotar la unidad de disco, directorio y subdirectorio donde deseas grabar los archivos de datos.
Después de señalar el último parámetro aparecerá el siguiente mensaje:
¿ESTÁN CORRECTOS SUS DATOS? SI O NO.
Si los directorios especificados y las respuestas a las opciones son correctas, oprime la tecla “S” y después ENTER. Si alguno de los datos está esta equivocado, oprime la tecla “N” y después ENTER. Esto te colocará nuevamente en el primer campo de la pantalla. Para llegar al campo donde necesitas hacer la modificación, utiliza la tecla ENTER o las flechas arriba y abajo.
CREACIÓN DE ARCHIVOS.
Al contestar afirmativamente a la pregunta, se iniciara el proceso de instalación en la parte inferior izquierda de la pantalla podrás observar los archivos que están siendo instalados, una vez terminado se presentara el siguiente mensaje:
EL SISTEMA ASPEL COI 5.0 HA SIDO INSTALADO. OPRIMA
Ahora ingresaras a COI y configuraras los parámetros de operación una vez que has instalado el sistema, para determinar los parámetros de impresión que delimitarán la operación del mismo; vas a continuar con las siguientes instrucciones:
Ingresar al sistema cambiando primeramente de directorio desde la unidad “C:>”, escribiendo lo que se presenta subrayado en el ejemplo a). Y tecleando después de la palabra subrayada “COI” dentro de la unidad de disco y directorio en donde se encuentra instalado el programa, ver ejemplo b).
Ejemplo a)
C::\> CD COI Presiona
Ejemplo b)
C::\COI> COI Presiona
Podrás observar que aparecerá la siguiente pantalla:
SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRAL.
Versión 5.03 ASPEL COI.
No de serie: CERPEC-*!&
Derechos reservados 1993
APEMEX, S.A DE C.V.
NUMERO DE EMPRESA A TRABAJAR 1
En el sistema: <> AYUDA GENERAL, CALCULADORA
SISTEMA CONFIGURADO PARA EPSON O IBM COMPATIBLE.
Ahora el sistema te pedirá el número de empresa, para lo cual deberás teclear el número uno y presionar , si el sistema te sugiere el numero uno solo presiona >ENTER>.
A continuación el sistema, te pedirá la clave de acceso y tu presionaras la tecla F8, que contiene la clave estandarizada para operar el programa. Esta tecla de función accesará automáticamente la clave ASPEL 1.
La siguiente pantalla, te solicita la fecha de trabajo y tu capturaras dos caracteres numéricos para el mes y dos para el año (MMAA), puedes optar por la sugerida en la pantalla o teclear otra fecha después de indicar la fecha de trabajo el sistema enviará un mensaje:
EL SISTEMA NO HA SIDO INSTALADO. ¿DESEA INSTALARLO AHORA?: SI O NO
El sistema posee dos maneras de definir los parámetros generales que orientarán el funcionamiento del sistema en su conjunto. La instalación automática y la instalación manual. El proceso de instalación, conlleva dos funciones; cuando se lleva a cabo la primera vez, es útil para especificar los parámetros que orientarán en el funcionamiento de COI y si por el contrario el sistema ha sido instalado con anterioridad, te permite la modificación de los parámetros deacuerdo a las necesidades de la empresa sugiere que al realizar la instalación automática, tecleando “S” cuando el sistema pregunte si deseas efectuar la instalación del sistema con todo esto podrás empezar rápidamente la operación de COI.